Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

1. Umowa zostaje zawarta między Trenerem jako administratorem danych a Pixel of Software sp. z o.o., ul. Adama Mickiewicza 37/58, 01-625 Warszawa, KRS 0001261874, NIP 5253103170 („Usługodawca”) jako podmiotem przetwarzającym, w rozumieniu art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”).
2. Umowa jest częścią Regulaminu (§ 10). Trener zawiera ją w formie elektronicznej, akceptując Regulamin przy zakładaniu Konta Trenera. Jeśli Konto Trenera zostało założone wcześniej, Trener zawiera ją, korzystając z Panelu Trenera po wejściu Umowy w życie.
3. Umowę stosuje się, gdy Trener przetwarza dane Podopiecznych w ramach działalności gospodarczej lub zawodowej. Przetwarzanie wyłącznie w celach osobistych lub domowych nie podlega RODO (art. 2 ust. 2 lit. c RODO).

Pojęcia zapisane wielką literą mają znaczenie nadane w Regulaminie, a ponadto:

• Dane powierzone — dane osobowe Podopiecznych, które Trener przetwarza w Serwisie na potrzeby swoich usług trenerskich (§ 4).
• Panel Trenera — część Serwisu, w której Trener zaprasza i prowadzi Podopiecznych.
• Podmiot przetwarzający dalej — dostawca, któremu Usługodawca powierza Dane powierzone (Załącznik 1).
• Naruszenie — naruszenie ochrony danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 12 RODO.

1. Trener powierza Usługodawcy przetwarzanie Danych powierzonych w celu prowadzenia Podopiecznych w Serwisie: przygotowywania i przypisywania planów i diet, przeglądania przebiegu treningów, postępów i pomiarów, wymiany wiadomości oraz powiadomień o nich.
2. Charakter przetwarzania: zbieranie, przechowywanie, porządkowanie, wyświetlanie Trenerowi, przesyłanie powiadomień, tworzenie kopii zapasowych i usuwanie — wyłącznie w zakresie funkcji Serwisu.
3. Usługodawca jest odrębnym administratorem danych Podopiecznego w zakresie jego własnego Konta: rejestracji, logowania, płatności, treningów prowadzonych samodzielnie, zgód i wiadomości e-mail o Koncie — na zasadach Polityki prywatności. Umowa nie dotyczy tego przetwarzania.
4. Usługodawca nie przetwarza Danych powierzonych do własnych celów, w szczególności do reklamy, profilowania ani trenowania modeli sztucznej inteligencji.

1. Kategorie osób: Podopieczni Trenera oraz osoby zaproszone przez Trenera, które jeszcze nie przyjęły zaproszenia.
2. Rodzaj danych:
   • imię i nazwisko oraz adres e-mail;
   • cel współpracy, plany, przypisana dieta, notatki Trenera;
   • zapisane treningi: serie, ciężary, powtórzenia, czasy, odczucia wysiłku, raporty treningów;
   • pomiary ciała (masa ciała, wzrost, wiek), jeśli zostały podane;
   • treść wiadomości między Trenerem a Podopiecznym.
3. Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO) — tylko gdy Podopieczny sam je udostępni Trenerowi na podstawie swojej wyraźnej zgody: informacja o bólu oraz tętno z zegarka wraz ze strefami tętna. Wycofanie zgody lub wyłączenie udostępniania odbiera Trenerowi dostęp od razu.

Usługodawca przetwarza Dane powierzone przez czas prowadzenia Konta Trenera, a w odniesieniu do danego Podopiecznego — do zakończenia współpracy z nim w Serwisie, z zastrzeżeniem § 13.

1. Trener oświadcza, że ma podstawę prawną do przetwarzania Danych powierzonych i przekazał Podopiecznym informacje, o których mowa w art. 13 i 14 RODO, w tym o powierzeniu danych Usługodawcy.
2. Trener wprowadza do Serwisu tylko dane potrzebne do prowadzenia Podopiecznego. Informacje o zdrowiu przekazuje i przyjmuje wyłącznie w funkcjach do tego przeznaczonych, nie w polach ogólnych (np. nazwie planu czy notatce).
3. Trener chroni dostęp do swojego Konta (hasło, urządzenia) i nie udostępnia go osobom trzecim.
4. Trener korzysta z tętna i informacji o bólu wyłącznie w celu prowadzenia treningów danego Podopiecznego, zachowuje je w poufności i nie przekazuje dalej (§ 9 Regulaminu).

1. Usługodawca przetwarza Dane powierzone wyłącznie na udokumentowane polecenie Trenera. Poleceniem są: Regulamin, ta Umowa, ustawienia i działania Trenera w Serwisie (np. zaproszenie, przypisanie planu, wysłanie wiadomości, usunięcie Podopiecznego) oraz polecenia przesłane na hello@pixelofsoftware.com z adresu Konta Trenera, w zakresie funkcji Serwisu. Jeśli przepisy prawa Unii lub prawa polskiego nakazują Usługodawcy inne przetwarzanie, Usługodawca informuje o tym Trenera przed rozpoczęciem przetwarzania, chyba że prawo tego zabrania.
2. Usługodawca niezwłocznie informuje Trenera, jeśli jego zdaniem polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych.
3. Do Danych powierzonych dopuszcza wyłącznie osoby upoważnione, które zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub podlegają ustawowemu obowiązkowi tajemnicy, także po ustaniu zatrudnienia lub współpracy.
4. Stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO), opisane w Załączniku 2, i dostosowuje je do rozwoju techniki i zmian ryzyka bez obniżania poziomu ochrony.
5. Uwzględniając charakter przetwarzania, pomaga Trenerowi wywiązać się z obowiązków odpowiadania na żądania Podopiecznych (§ 11) oraz z obowiązków z art. 32–36 RODO, w tym przy ocenie skutków dla ochrony danych i uprzednich konsultacjach z organem nadzorczym.
6. Prowadzi rejestr kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Trenerów (art. 30 ust. 2 RODO).

1. Trener udziela ogólnej zgody na dalsze powierzenie Danych powierzonych podmiotom wymienionym w Załączniku 1.
2. O zamiarze dodania lub zmiany podmiotu przetwarzającego dalej Usługodawca informuje Trenera e-mailem lub w Serwisie co najmniej 14 dni wcześniej. W tym czasie Trener może zgłosić uzasadniony sprzeciw; jeśli Strony go nie rozstrzygną, Trener może rozwiązać umowę o prowadzenie Konta Trenera ze skutkiem natychmiastowym.
3. Usługodawca nakłada na podmioty przetwarzające dalej te same obowiązki ochrony danych co w tej Umowie, w szczególności obowiązek zapewnienia odpowiednich środków bezpieczeństwa, i odpowiada wobec Trenera za ich działania jak za własne (art. 28 ust. 4 RODO).

Dane powierzone mogą być przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego wyłącznie podmiotom z Załącznika 1 i wyłącznie na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym EU-US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską, z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeśli są potrzebne.

1. Usługodawca zgłasza Trenerowi Naruszenie dotyczące Danych powierzonych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, e-mailem na adres Konta Trenera.
2. Zgłoszenie zawiera, w miarę możliwości: opis charakteru Naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób i wpisów, prawdopodobne konsekwencje, podjęte lub proponowane środki zaradcze oraz dane kontaktowe osoby udzielającej informacji. Informacje, których nie da się podać od razu, Usługodawca przekazuje sukcesywnie.
3. Usługodawca podejmuje bez zwłoki działania ograniczające skutki Naruszenia i pomaga Trenerowi w zgłoszeniu go Prezesowi UODO oraz zawiadomieniu Podopiecznych (art. 33 i 34 RODO). Decyzję o zgłoszeniu podejmuje Trener jako administrator.

1. Żądanie Podopiecznego dotyczące przetwarzania przez Trenera (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przeniesienie, sprzeciw), które trafi do Usługodawcy, Usługodawca przekazuje Trenerowi niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni, i nie odpowiada na nie samodzielnie, chyba że dotyczy ono także przetwarzania, którego administratorem jest Usługodawca (§ 3 ust. 3).
2. Do realizacji praw służą funkcje Serwisu: Podopieczny poprawia dane i usuwa Konto w „Moich danych”, Trener może zakończyć współpracę i usunąć Podopiecznego oraz pobrać plan w pliku JSON. W pozostałym zakresie Usługodawca pomaga Trenerowi na jego prośbę.

1. Usługodawca udostępnia Trenerowi informacje potrzebne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO, w ciągu 14 dni od prośby — w pierwszej kolejności w formie pisemnych odpowiedzi na pytania Trenera.
2. Jeśli odpowiedzi nie wystarczą, Trener może przeprowadzić audyt lub inspekcję samodzielnie albo przez niezależnego audytora zobowiązanego do poufności — nie częściej niż raz na 12 miesięcy (chyba że doszło do Naruszenia albo żąda tego organ nadzorczy), po zawiadomieniu z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, w dni robocze, na koszt Trenera.
3. Audyt nie może zakłócać działania Serwisu ani obejmować danych innych Użytkowników, tajemnic przedsiębiorstwa Usługodawcy i jego dostawców ani zabezpieczeń, których ujawnienie obniżyłoby bezpieczeństwo danych.

1. Umowa obowiązuje przez czas prowadzenia Konta Trenera i wygasa wraz z rozwiązaniem umowy o jego prowadzenie.
2. Przed usunięciem Konta Trener może pobrać swoje plany w pliku JSON, a na prośbę przesłaną na hello@pixelofsoftware.com — pozostałe Dane powierzone w powszechnie używanym formacie elektronicznym.
3. Po zakończeniu Umowy Usługodawca usuwa Dane powierzone niezwłocznie, a z kopii zapasowych — w ciągu 30 dni, chyba że prawo Unii lub prawo polskie nakazuje ich dalsze przechowywanie.
4. Dane, które są jednocześnie częścią Konta Podopiecznego — jego historia treningów, pomiary i plan otrzymany od Trenera — zostają na Koncie Podopiecznego i od zakończenia Umowy Usługodawca przetwarza je jako administrator wobec Podopiecznego, na zasadach Regulaminu i Polityki prywatności. Plan od Trenera działa u Podopiecznego 14 dni, a z Pakietem — na stałe; bez Pakietu czeka zablokowany w archiwum 6 miesięcy i jest usuwany.

1. Strony odpowiadają za szkody wyrządzone przetwarzaniem danych na zasadach art. 82 RODO i przepisów Kodeksu cywilnego.
2. Usługodawca nie odpowiada za treść danych wprowadzonych przez Trenera ani za przetwarzanie, które Trener prowadzi poza Serwisem.

1. W sprawach ochrony danych osobowych Umowa ma pierwszeństwo przed pozostałymi postanowieniami Regulaminu.
2. Zmiany Umowy wprowadza się na zasadach zmiany Regulaminu (§ 13 Regulaminu). Zmiana listy podmiotów z Załącznika 1 następuje w trybie § 8 ust. 2.
3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się RODO, ustawę z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych i Kodeks cywilny. Umowa podlega prawu polskiemu.
4. Kontakt w sprawach Umowy: hello@pixelofsoftware.com albo list na adres siedziby Usługodawcy.

• Vercel Inc. (USA) — hosting aplikacji i przetwarzanie żądań. Podstawa przekazania: EU-US Data Privacy Framework / standardowe klauzule umowne.
• Neon Inc. (USA) — baza danych PostgreSQL i jej kopie zapasowe. Podstawa przekazania: EU-US Data Privacy Framework / standardowe klauzule umowne.
• Resend Inc. (USA) — wysyłka e-maili (zaproszenia, powiadomienia o wiadomościach, poranne podsumowanie dla Trenera). Podstawa przekazania: EU-US Data Privacy Framework / standardowe klauzule umowne.
• Google LLC, Apple Inc., Mozilla Corporation (USA) — dostarczanie powiadomień push, tylko gdy Użytkownik je włączy. Otrzymują identyfikator subskrypcji i zaszyfrowaną treść powiadomienia, której nie mogą odczytać.

Nie są podmiotami przetwarzającymi Dane powierzone: Stripe, stripto.pl, wFirma i biuro rachunkowe (obsługują płatności i faktury Trenera jako klienta Usługodawcy) ani model Gemini (Google), który otrzymuje wyłącznie nazwy ćwiczeń i parametry serii, bez danych osobowych.

• Szyfrowanie wszystkich połączeń z Serwisem i między Serwisem a jego dostawcami (HTTPS/TLS).
• Szyfrowanie danych w spoczynku po stronie dostawcy bazy danych.
• Hasła zapisywane wyłącznie jako skróty bcrypt; tokeny sesji, zaproszeń i linków do zmiany hasła — wyłącznie jako skróty SHA-256. Link do zmiany hasła działa raz i przez ograniczony czas.
• Sesje wygasają (30 dni, na zegarku 180 dni); zmiana hasła i odłączenie urządzenia unieważniają sesje. Limity prób logowania, parowania zegarka i odzyskiwania hasła chronią przed zgadywaniem haseł i kodów.
• Kontrola dostępu sprawdzana po stronie serwera przy każdej operacji: Trener widzi wyłącznie Podopiecznych połączonych z nim we współpracy, a tętno — tylko przy włączonym przez Podopiecznego udostępnianiu.
• Minimalizacja danych: wartości tętna nie trafiają do logów serwera, panel administratora nie pokazuje tętna Użytkowników, a modele sztucznej inteligencji nie otrzymują danych osobowych.
• Kopie zapasowe bazy danych u dostawcy, nadpisywane w ciągu 30 dni; możliwość odtworzenia danych po awarii.
• Klucze i hasła dostępowe przechowywane w zmiennych środowiskowych dostawcy hostingu, poza kodem źródłowym. Zmiany struktury produkcyjnej bazy danych uruchamia ręcznie upoważniona osoba.
• Automatyczne testy przy każdej zmianie oprogramowania, w tym testy reguł dostępu do danych.
• Dostęp do systemów produkcyjnych i kont u dostawców wyłącznie dla upoważnionych osób zobowiązanych do poufności; procedura obsługi Naruszeń z § 10.